Cambiare commercialista: come organizzare correttamente il passaggio.
Cambiare professionista non significa ricominciare da zero. Significa ricostruire la situazione esistente, trasferire correttamente le informazioni necessarie e assicurare continuità a contabilità, dichiarazioni, versamenti, pratiche e scadenze.
Non basta trasferire una cartella di documenti.
Un passaggio professionale ben organizzato deve permettere al nuovo Studio di comprendere rapidamente la situazione fiscale, contabile, societaria e amministrativa del cliente.
Ricostruire ciò che è stato fatto
Contabilità aggiornata, dichiarazioni presentate, versamenti effettuati, bilanci, comunicazioni, pratiche e altri adempimenti già eseguiti.
Individuare ciò che deve ancora essere fatto
Occorre verificare le scadenze imminenti e le attività che non possono subire interruzioni durante il passaggio.
Organizzare la documentazione
Il nuovo professionista deve poter disporre dei documenti e delle informazioni necessari per assumere correttamente le attività comprese nel nuovo incarico.
Il cambio non dovrebbe creare un vuoto tra vecchia e nuova gestione.
La data del passaggio deve essere coordinata con la situazione concreta. Una dichiarazione in preparazione, un bilancio da chiudere, una liquidazione IVA, un versamento o una pratica già avviata possono richiedere una precisa individuazione delle attività ancora affidate al precedente professionista e di quelle che saranno assunte dal nuovo Studio.
Prima di assumere la gestione, lo Studio ricostruisce lo stato degli adempimenti e definisce il perimetro del nuovo incarico professionale.
Come organizziamo il subentro.
Primo confronto
Comprendiamo il motivo del cambio, il tipo di attività e i servizi attualmente gestiti.
Ricognizione
Verifichiamo contabilità, dichiarazioni, versamenti, pratiche, bilanci e scadenze.
Passaggio
Individuiamo documenti, informazioni, deleghe e attività necessarie per il subentro.
Nuovo incarico
Definiamo con chiarezza le attività che saranno seguite dallo Studio e il relativo perimetro professionale.
Quali documenti possono servire?
L'elenco dipende dalla posizione del cliente e dall'incarico. La ricognizione iniziale può riguardare, tra gli altri, i seguenti elementi.
Registrazioni e situazione contabile
Situazioni contabili, registri e dati necessari per comprendere fino a quale periodo la contabilità risulta elaborata.
Dichiarazioni e versamenti
Dichiarazioni presentate, ricevute telematiche, versamenti, compensazioni e adempimenti periodici rilevanti per la posizione.
Bilanci e documentazione societaria
Per le società possono essere rilevanti bilanci, situazioni infrannuali, verbali e pratiche societarie in corso.
Attività ancora aperte
Comunicazioni, istanze, rateizzazioni, richieste dell'Amministrazione e altre attività non ancora concluse.
Deleghe e servizi telematici
Va verificata la situazione delle deleghe e degli strumenti necessari allo svolgimento delle attività comprese nel nuovo incarico.
Calendario degli adempimenti
È importante individuare subito le scadenze più vicine per evitare interruzioni operative.
Il nuovo commercialista può rapportarsi con quello precedente?
Il subentro professionale deve essere gestito con correttezza e senza compromettere le attività in corso. Nell'ambito del nuovo incarico e nel rispetto delle regole professionali, il coordinamento tra professionisti può essere necessario per ricostruire le attività svolte e organizzare quelle ancora pendenti.
Il Codice disciplina i rapporti professionali e i principi di correttezza che interessano anche le situazioni di subentro tra colleghi.
Codice Deontologico – Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti ContabiliLa documentazione è un elemento essenziale del passaggio.
La cessazione di un incarico professionale deve essere accompagnata da una gestione corretta della documentazione necessaria alla prosecuzione dell'assistenza. Il passaggio documentale deve essere organizzato in modo da consentire la continuità delle attività del cliente.
La ricognizione iniziale serve proprio a individuare documenti, informazioni e attività pendenti prima che diventino un problema operativo.
Bisogna aspettare la fine dell'anno?
Non esiste una regola operativa secondo cui il passaggio debba necessariamente coincidere con il 31 dicembre. La scelta del momento deve però essere valutata tenendo conto dell'incarico in essere, delle attività già avviate e delle scadenze fiscali, contabili o societarie prossime.
In alcuni casi il passaggio può essere semplice. In altri è opportuno stabilire con precisione chi completerà una determinata attività già iniziata e da quale momento decorrerà la nuova gestione.
Quanto costa cambiare commercialista?
Il costo del nuovo incarico dipende dalle attività richieste e dallo stato della posizione al momento del subentro. Una situazione ordinata e aggiornata richiede un'attività diversa rispetto a una posizione nella quale sia necessario ricostruire contabilità, documenti, dichiarazioni o adempimenti arretrati.
Il preventivo deve riflettere il lavoro effettivamente necessario e il perimetro del nuovo incarico.
Domande frequenti sul cambio del commercialista
Posso cambiare commercialista?
Devo aspettare la fine dell'anno per cambiare commercialista?
Posso cambiare commercialista anche durante l'anno?
Chi recupera i documenti dal precedente commercialista?
Il nuovo commercialista può parlare con quello precedente?
Cosa succede alle scadenze durante il cambio?
Cosa succede alle dichiarazioni già presentate?
Devono essere trasferite anche le ricevute telematiche?
Come vengono gestite le deleghe?
Posso cambiare commercialista se ho una SRL?
Posso cambiare commercialista se sono un professionista o una ditta individuale?
Quanto costa il subentro del nuovo commercialista?
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