Contabilità ordinaria: come organizzarla e cosa deve controllare.
La contabilità ordinaria non consiste soltanto nella registrazione delle fatture. Deve rappresentare in modo coerente i fatti economici, finanziari e patrimoniali dell'attività e consentire di ricostruire la situazione dell'impresa durante l'esercizio.
A cosa serve una contabilità ordinaria ben organizzata?
Serve a rilevare e collegare correttamente documenti, operazioni, incassi, pagamenti, rapporti bancari, crediti, debiti e altri fatti di gestione.
Quando è aggiornata e controllata, la contabilità diventa anche una base informativa per il bilancio e per le decisioni dell'imprenditore.
Cosa comprende la gestione della contabilità ordinaria?
Il contenuto concreto del servizio dipende dall'attività, dall'organizzazione amministrativa e dal perimetro dell'incarico.
Acquisizione e organizzazione
Fatture, documenti bancari, incassi, pagamenti, contratti, cespiti e altre informazioni vengono organizzati per consentire una corretta rilevazione contabile.
Rilevazione dei fatti di gestione
Le operazioni vengono registrate e classificate in modo coerente con la loro natura economica, finanziaria e patrimoniale.
Riconciliazioni e verifiche
I dati contabili devono essere confrontati con la documentazione disponibile, i rapporti bancari e le altre informazioni rilevanti dell'impresa.
Adempimenti periodici
La gestione contabile viene coordinata con gli adempimenti IVA e con gli altri obblighi fiscali periodici applicabili alla posizione.
Contabilità durante l'anno
Una contabilità aggiornata permette di predisporre situazioni periodiche e di osservare l'evoluzione dell'attività senza attendere esclusivamente la chiusura dell'esercizio.
Dalla contabilità alla chiusura
La qualità delle registrazioni e delle verifiche effettuate durante l'anno costituisce la base per le operazioni di chiusura e, quando previsto, per la predisposizione del bilancio.
La contabilità non dovrebbe essere ricostruita soltanto a fine anno.
Documenti tempestivi
Una gestione ordinata parte dalla disponibilità regolare della documentazione e dalla corretta classificazione dei fatti aziendali.
Riconciliazioni
Banche, crediti, debiti e altre poste devono poter essere confrontati con i dati contabili e con la documentazione di supporto.
Informazioni utilizzabili
Il dato contabile acquista valore quando può essere utilizzato per comprendere l'andamento economico, patrimoniale e finanziario dell'attività.
Quali documenti servono per gestire la contabilità?
La documentazione varia secondo attività e struttura dell'impresa. In via generale possono assumere rilievo:
Fatture e documenti fiscali
Documentazione relativa alle operazioni attive e passive e agli altri fatti fiscalmente rilevanti.
Banche e pagamenti
Estratti conto, movimenti finanziari e documentazione utile alle riconciliazioni.
Personale e collaboratori
Documentazione relativa al costo del personale e agli altri rapporti che producono effetti contabili.
Cespiti e investimenti
Acquisti, dismissioni e documentazione dei beni utilizzati nell'attività.
Contratti
Contratti e accordi possono essere necessari per comprendere correttamente la natura delle operazioni contabilizzate.
Crediti e debiti
Situazioni, scadenziari e informazioni utili al controllo delle poste aperte.
Contabilità interna o affidata allo Studio?
Gestione presso lo Studio
La documentazione viene acquisita e organizzata secondo un flusso concordato, con registrazioni, controlli e adempimenti compresi nell'incarico.
Amministrazione interna
Quando l'impresa dispone di personale amministrativo, lo Studio può coordinarsi con la struttura interna per controlli, fiscalità, chiusure e adempimenti.
Outsourcing amministrativo
Per esigenze più articolate è possibile organizzare un servizio continuativo che colleghi documenti digitali, contabilità, controlli, scadenze e reporting.
Perché una contabilità aggiornata è utile anche all'imprenditore?
Disporre dei dati soltanto al termine dell'esercizio ne riduce il valore gestionale. Situazioni contabili periodiche possono aiutare a osservare l'evoluzione di costi, ricavi, crediti, debiti, disponibilità finanziarie e patrimonio.
La profondità delle verifiche e del reporting deve essere proporzionata alle dimensioni, all'attività e alla complessità dell'impresa.
FAQ sulla contabilità ordinaria
Che cos'è la contabilità ordinaria?
È un sistema contabile che consente di rappresentare in modo articolato i fatti economici, finanziari e patrimoniali dell'attività attraverso le scritture e i documenti previsti dalla disciplina applicabile.
La contabilità ordinaria serve soltanto per calcolare le imposte?
No. I dati contabili costituiscono anche una base per conoscere la situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell'impresa e, quando previsto, per predisporre il bilancio.
Devo consegnare periodicamente i documenti?
Una trasmissione ordinata e tempestiva della documentazione facilita l'aggiornamento della contabilità, le verifiche e il rispetto degli adempimenti collegati.
Le banche devono essere riconciliate con la contabilità?
Il confronto tra movimenti bancari, documentazione e registrazioni è uno dei controlli utili per verificare la coerenza delle informazioni contabili.
Posso avere una situazione contabile durante l'anno?
Quando la contabilità e la documentazione sono sufficientemente aggiornate è possibile predisporre situazioni periodiche, con un livello di dettaglio coerente con le esigenze dell'impresa.
La contabilità può essere gestita completamente online?
La digitalizzazione consente di gestire a distanza molti flussi documentali e informativi. Le modalità concrete dipendono dall'organizzazione dell'impresa e dai servizi concordati.
Posso tenere parte dell'amministrazione internamente?
Sì. È possibile organizzare flussi nei quali alcune attività sono svolte dall'amministrazione interna e altre vengono affidate o sottoposte al controllo dello Studio.
La contabilità ordinaria è collegata al bilancio?
Sì, quando l'impresa è soggetta alla redazione del bilancio. La qualità delle registrazioni, delle riconciliazioni e delle verifiche effettuate durante l'anno incide sulla qualità delle informazioni utilizzate in sede di chiusura.
Posso trasferire una contabilità già avviata da un altro commercialista?
Sì. Prima del subentro è opportuno verificare lo stato delle registrazioni, la documentazione disponibile, le dichiarazioni, i versamenti e gli adempimenti ancora in corso.
Quanto costa la gestione della contabilità ordinaria?
Il compenso dipende dal volume e dalla complessità delle operazioni, dall'organizzazione documentale, dagli adempimenti richiesti e dal perimetro dell'incarico. Per questo è opportuno definire prima le attività da svolgere e successivamente il compenso.
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